BPO Contábil: O que é, suas tecnologias, benefícios e o que atentar quando contratar

O que é BPO contábil?

O BPO como o nome diz Business Process Outsourcing cuja tradução significa Terceirização de Processos Organizacionais, é uma forma de prestação de serviços que visa terceirizar um ou mais processos organizacionais de uma empresa.  

Veja o Significado Completo do termo BPO no link: O que é BPO?

O BPO Contábil é o conjunto de pessoas, procedimentos, ferramentas e aplicações tecnológicas que visa estruturar as atividades contábeis para o seu pleno funcionamento e cumprimento de sua função aos objetivos da organização. De maneira a incrementar eficiência nas atividades contábeis através do uso de tecnologia, buscando melhoria contínua dos processos contábeis, levando informações e direcionamento para gestão assertiva da organização.  

Além disso, o BPO Contábil busca redução contínua de custos através de ferramentas e aplicações tecnológicas, bem como, pelo gerenciamento de atividade e projetos com uso de metodologias ágeis. 

Diferença entre o Escritório de Contabilidade e o BPO Contábil

Enquanto no escritório de contabilidade os serviços são entregues por profissionais que executam atividades contábeis, com apoio de tabelas, fórmulas e muitas vezes executando atividades manuais, o BPO Contábil é mais focado no entendimento dos processos organizacionais que se conectam com a contabilidade. 

Diferentemente da terceirização simples o BPO Contábil oferece, acesso a profissionais satisfeitos com orgulho de colaborar, leva metodologias ágeis em seus processos, oferece acesso a ferramentas e aplicações tecnológicas, bem como, conhecimento no segmento operacional da empresa.

Pessoas em um BPO Contábil

O perfil dos profissionais de um BPO Contábil demonstra uma cultura comportamental de colaboração, pois são considerados a extensão do time dos clientes, agindo como uma unidade. Por isso as empresas de BPO Contábil com destaque, focam na cultura organizacional, reforçando a conexão entre as pessoas do BPO e o time do cliente para que esta seja plena e fluída. 

Pessoas amam trabalhar conectadas para realizar algo importante, os profissionais de um BPO Contábil estão conectados e amam ajudar e resolver problemas complexos. 

Diante da complexidade e rapidez no desenvolvimento e desafios do mundo corporativo, um BPO Contábil precisa ser composto por um time multidisciplinar, com competências diversas e complementares. Nesse sentido um BPO Contábil vai dispor de profissionais com profundo conhecimento em contabilidade, processos organizacionais, tecnologia da informação, metodologias ágeis, liderança, treinamentos e sobre tudo, terá sempre profissionais curiosos por novos desafios, aprendizados e dispostos a resolver problemas.

Tecnologias e Metodologias de um BPO Contábil

Um BPO Contábil precisa dispor aos seus clientes tecnologias que propiciem aumento de eficiência, associado ao uso de metodologias que contribuam para a busca contínua dos objetivos empresariais. 

Um sistema ERP é uma das tecnologias que são disponibilizadas dentre outras aplicações tecnológicas de um BPO Contábil. Com o sistema ERP as atividades transacionais são centralizadas, otimizadas e com toda a segurança da informação necessária, as informações são geridas e integradas com demais módulos do sistema, aumentando eficiência e reduzindo atividades redundantes, agregando valor ao cliente além de contar com as sinergias de diferentes departamentos integradas no ERP não necessita adquirir, implementar e manter um sistema ERP próprio.

Módulos ERP Disponíveis:

  • Vendas e Faturamento
  • Contábil
  • Financeiro
  • Fiscal
  • Estoques

Existem outras tecnologias que o cliente pode acessar em um BPO Contábil, como exemplo ferramentas de gerenciamento de atividades e projetos, que são normalmente necessárias para melhor gestão das atividades dos clientes. 

Por último e não menos importante o BPO contábil busca compartilhar as melhores práticas de processos e inovação, por exemplo metodologias ágeis como, Kanban, Scrum e Lean podem ser acessadas e implementadas como parte dos processos operacionais dos clientes.

Quais Processos são executados pelo BPO Contábil com ERP embarcado?

Com um ERP embarcado nas atividades e processos de um BPO Contábil podem se estender e gerar ainda mais valor aos negócios e se transformar em uma parceria estratégica para os decisores. 

Em adicional o cliente pode aumentar o potencial do ERP implementando outros módulos relevantes ao seu negócio.

Além de ofertar a cobertura das atividades Contábeis, Fiscais, Financeiras e até mesmo a folha de pagamento, o BPO Contábil pode levar análises de indicadores financeiros ou atividades de controladoria para apoio na tomada de decisão da gestão da organização. 

Processos adicionais que os clientes podem delegar ao BPO Contábil e focar nas atividades principais de seus negócios são: 

  1. Emissão de NF Notas Fiscais: 
    • de vendas de mercadorias
    • de vendas de serviços
    • de NFs de entradas de importação
  2. Pagamentos com Baixas Automáticas:
    • pagamentos bancários de fornecedores
    • pagamentos de salários
  3. Gestão de recebíveis através de relatórios automatizados de contas a receber
  4. Gestão de pagamentos através de relatórios automatizados de contas a pagar

Quanto tempo é necessário para implementar um BPO?

Nosso ERP já em nuvem oferece aos nossos clientes acesso aos módulos de Faturamento, Contábil, Fiscal, Financeiro e Estoque e sua implementação para novos clientes ocorre em 3 dias conforme jornada abaixo:

1º Dia: Treinamento Onboarding de Repositório de Documentos

2º Dia: Definição de Layout de Relatórios Gerenciais

3º Dia: Go Life Operações Administrativas

Quais principais aspectos considerar durante a escolha de um BPO Contábil? 

  1. O BPO Contábil possui registro nos órgãos fiscalizadores e competentes da profissão contábil?

Primeiramente verifique se a empresa está em dia com os órgãos fiscalizadores da profissão contábil, com seu registro no CFC (Conselho Federal de Contabilidade) e CRC (Conselho Regional de Contabilidade) em dia.

Veja se existe informações disponíveis do nível de experiência dos profissionais das lideranças e da operação. 

  1. Existem informações disponíveis para entender sobre a rotatividade de profissionais no BPO Contábil? 

Hoje em dia, o grande desafio das empresas é conseguir identificar e manter profissionais satisfeitos. Para isso é importante que o BPO Contábil possua uma cultura focada em pessoas, com programas de certificação de boas práticas de liderança e se o time que irá fazer parte do projeto, já trabalha há algum tempo no BPO Contábil. 

  1. O BPO Contábil possui expertise para as demandas que sua organização necessita? 

Primeiramente tenha claro quais são as demandas que sua empresa busca acessar quando procura um BPO Contábil.

  1. Você busca uma empresa que conheça seu segmento?

Se precisar de um parceiro em seu segmento, tenha esse objetivo de forma clara e veja se há informação disponível sobre atendimento e expertise no seu segmento empresarial como exemplos a seguir:

  • Agronegócio 
  • Serviços
  • Indústria
  • Distribuição
  • Comércio e
  • Varejo
  1. Você busca uma empresa com expertise no seu regime fiscal?

Muitos escritórios contábeis focam em atendimento de empresas enquadradas no Simples Nacional ou Lucro Presumido e não se especializaram para as empresas do Lucro Real. Por isso é importante entender se o BPO Contábil terá condições de lhe atender principalmente se você busca uma empresa especializada no Regime Fiscal Lucro Real, que é mais complexo e demanda um trabalho mais detalhado de escrituração contábil e conhecimento profundo dos critérios de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social Sobre o Lucro. 

  1. Você busca uma empresa que domine uma tecnologia específica?

Os BPOs Contábeis usam a tecnologia como o motor de inovação e eficiência, por isso, se certifique quais sistemas, tecnologias e metodologias a empresa tem para alavancar esses objetivos. 

Se você busca profissionalizar seus processos de back office, melhorar a gestão financeira e contábil, deixando no passado o mundo das tabelas de Excel, encontre um BPO Contábil traga em seus serviços o ERP embarcado, essa ferramenta é muito valiosa pois leva eficiência através da integração entre os módulos e propicia integração com APIs, que em alguns casos elimina a interação humana no processo. 

Ferramentas de gerenciamento de atividades, gerenciamento de projetos, bem como, metodologias ágeis, fazem parte dos principais portfólio de ferramentas que um BPO Contábil pode levar aos seus clientes, confirme que o seu parceiro dispõe dessa infraestrutura.   

  1. Os profissionais dos escritórios contábeis são capacitados para as áreas que desempenham?

Busque materiais sobre o time do BPO Contábil, demonstra interesse em conhecer sua estrutura e apresenta um desafio para que a empresa tenha a oportunidade de envolver o seu time na solução. 

  1. Existem informações disponíveis sobre o nível de satisfação dos clientes?  

Busque materiais sobre o time do BPO Contábil, demonstra interesse em conhecer sua estrutura e apresenta um desafio para que a empresa tenha a oportunidade de envolver o seu time na solução. 

  1. Os valores apresentados em uma proposta são plausíveis? 

Faça comparação de valores atentando para que o escopo seja realmente o mesmo, um BPO Contábil normalmente trabalha com um escopo muito relacionado às suas tecnologias e muitas vezes é difícil encontrar uma base comparativa adequada. Use o bom senso sempre e entenda os diferenciais oferecidos, relacionado-os com as suas reais necessidades. Por último e não menos importante, muito cuidado com valores muito baixos.

Busque um parceiro estratégico e de longo prazo para acompanhar você e seu negócio durante toda a jornada empresarial, certifique se que o time quer ser parte do sucesso da sua empresa.

William é CEO da Integrance Finance and Accounting Services, como empreendedor de startups, pai de seis filhos, líder e consultor de negócios, ele apoia empresas internacionais e brasileiras a expandirem suas operações no Brasil e na Europa, respectivamente.

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