erros comuns na contabilidade de uma empresa

10 erros comuns na contabilidade de uma empresa e como evitá-los

Algumas empresas focam tanto na sua área de atuação e execução que acabam negligenciando outros setores essenciais para a manutenção e o crescimento do seu negócio, como a área contábil.

Neste artigo, traremos exemplos de erros que ocorrem na contabilidade de muitas empresas e que podem ser evitados ao contar com um BPO contábil.

1- Não se atualizar sobre as leis tributárias

A contabilidade exige constante estudo e atualização, pois as legislações sempre são alteradas. Seja a criação, a extinção de tributos, ou uma maneira otimizada de economia fiscal, as atualizações podem evitar riscos fiscais significativos, fazendo toda a diferença no dia a dia do setor.

2 – Registros imprecisos

É primordial ter atenção ao registrar cada transação, detalhando sobre a origem e o destino de todas as quantias. Essa é a única maneira de analisar corretamente se os seus recursos podem ser otimizados.

Mas quando uma única pessoa é responsável por diversas tarefas (como é o caso de empresas que contam com um só profissional para cuidar da contabilidade, RH e outros setores administrativos, por exemplo) e as transações são geridas via tabelas de Excel, é comum que ocorram deslizes nesses registros.

3 – Não conciliar a conta bancária da empresa

Manter os livros contábeis em dia é essencial, mas isso só faz sentido se os registros estiverem conciliados com a situação da conta bancária da empresa. Por isso, será necessário automações e conferências nesta atividade, para evitar que qualquer imprecisão passe despercebida.

4 – Confundir regime de caixa e regime de competência

10 erros comuns na contabilidade de uma empresa

Esse pode ser um dos erros mais prejudiciais à área contábil de uma companhia. Isso porque no regime de competência é apresentado o faturamento da empresa de uma maneira geral; enquanto no caixa, deve-se considerar apenas o valor recebido em vendas e/ou prestação de serviços.

5 – Não definir bem as métricas e critérios contábeis

Para manter a transparência dos registros, é necessário estabelecer critérios de cálculos que demonstrem a realidade sobre as transações. Isto é, calcular a margem de lucro considerando os impostos sobre o valor líquido e as despesas comerciais, por exemplo.

6 – Duplicar registros

Aqui vai mais uma prova de que essa área demanda muita atenção. Se os registros contábeis não são organizados devidamente, é possível que os mesmos itens sejam anotados mais de uma vez, o que impacta os cálculos e gera uma falsa percepção sobre a situação financeira da empresa.

Para minimizar esse erro, uma dica é manter os documentos e os registros organizados em aplicações digitais. Assim, é possível identificar a ocorrência de duplicações automaticamente.

7 – Não fazer backup dos dados 

Imagine ter o trabalho de manter os seus registros contábeis organizados e simplesmente perder toda a informação por uma falha humana ou tecnológica. Isso pode causar riscos ao seu negócio.

Mas atenção! É importante usar ferramentas específicas para que tudo seja espelhado de maneira organizada e correta.

8 – Menosprezar registros antigos

Algumas pessoas dão tão pouca importância aos registros contábeis dos anos anteriores que acabam perdendo os dados. Se você quer acompanhar o crescimento da empresa, mantenha esses registros organizados para eventuais comparações e otimizações, bem como estar preparado para uma fiscalização. A falta de registros pode gerar autuacōes pois a legislação prevê manutenção de registros contábeis de pelo menos dos últimos 5 anos.

9 – Não ter fácil acesso aos dados

Não tê acesso a dados contábil

Esse item diz respeito a algo que já foi citado em outros tópicos, mas é realmente essencial e prioritário: manter a organização dos registros é a base de uma área contábil otimizada. Por isso, é importante optar pela melhor maneira de organizá-los e registrá-los, permitindo que os dados sejam facilmente interpretados por colaboradores de outras áreas da empresa que possam precisar consultá-los a qualquer momento, como os diretores de outras áreas ou aditores.

10 – Designar a área para alguém sem o conhecimento adequado

Como foi trazido no início do artigo, em algumas empresas, as áreas administrativas são negligenciadas, visando a aquisição de talentos focados no segmento da companhia. Mas isso pode prejudicar o desenvolvimento do negócio de modo a impedir seu crescimento.

BPO Contábil – a solução para todos esses problemas

Ao contar com a Integrance Finance & Consulting Services, sua empresa dispõe dos recursos ideais para manter a área contábil organizada e otimizada sem precisar recorrer aos esforços dos seus profissionais para essas tarefas. 

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William é CEO da Integrance Finance and Accounting Services, como empreendedor de startups, pai de seis filhos, líder e consultor de negócios, ele apoia empresas internacionais e brasileiras a expandirem suas operações no Brasil e na Europa, respectivamente.

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